همانطور که انجام بسیاری از کارها به صورت سنتی در زندگی روزمره ما به فراموشی سپرده شده است، در سازمان ها و کسب و کارهای گوناگون نیز شاهد این دگرگونی ها هستیم. خوشبختانه تمام این سیستم های جدید در خدمت اهداف سازمان ها عمل کرده اند و موانع زیادی را بر طرف نموده اند. یکی از این به اصطلاح ابزار هایی که امروزه جز لاینفک هر سازمان و سیستمی شده است، نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management System) است.
همانطور که با ورود نرم افزار های اتوماسیون اداری انجام بسیاری از مکاتبات اداری با پرتابل های کاغذی منسوخ شده، در روند توسعه‌ی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی، اکنون توجه به نرم افزار BPMS و نرم‌افزار مدیریت فرآیند های کسب وکار با انگیزه‌ی پوشش فرآیندهای سازمانی افزایش یافته است.
سیستم نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار برای چه به وجود آمده اند؟
معمولا در هر سازمانی ما با فرایند های مختلفی رو به رو هستیم. این فرایند ها به ظاهر از هم جدا هستند و حالت شبکه ای دارند. هماهنگ کردن کلیه ی فعالیت ها در راستای اهداف شرکت، نظارت دائمی بر آن ها و عیب یابی مستمر کاری بسیار زمان بر، پیچیده و پر هزینه برای مدیران و افراد است. از این رو نرم افزار های مدیریت فرایند ها کمک شایانی به مدیران برای رسیدن به اهداف بزرگ و کوچک سازمان کرده است.
مفهوم نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
به بیان ساده نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار، به صورت یکپارچه تمامی فرایند ها، فعالیت ها و نرم افزار های مختلف را تحت حمایت خود می گیرد. در نتیجه کنترل راحت تر شده، موانع و عیب یابی به سادگی با صرف هزینه ی کمتر انجام می پذیرد. رضایت مشتری و رسیدن به اهداف سازمانی هر چه بیشتر و بهتر فراهم می شود.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت‌های درون و بیرون سازمانی برای جلب رضایت مشتری است که منجر به بهبود مستمر فعالیت‌های گوناگون می‌شود. BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری کسب و کار خود نمایید.
مزایا و کارکرد های استفاده از BPMS
– شناسایی فرآیندهای موجود سازمانی، بازمهندسی و طراحی فرآیند مطلوب برای پیاده‌سازی مکانیزه
– نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
– پیاده‌سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرم‌افزاری مناسب برای اجرای مطلوب فرآیند
– با استفاده از یک سیستم BPMS کل سازمان چابک، پویا، پاسخگو، مبتنی بر قوانین و انعطاف‌پذیر می‌شود
– مدیران سازمان می‌توانند به آسانی نظارت دقیقی بر روند اجرای روال‌های جاری در سازمان خود داشته و گزارش‌های آماری این سیستم را جهت بهینه‌سازی مستمر فرآیندهای سازمان بکار گیرند.
– برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته
– افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
– اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
– قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
– حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
– گزارش گیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
– مدل‌سازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند بازمهندسی شده
